Implantar con éxito un Sistema de Vigilancia Estratégica en cualquier organización supone dar un gran salto en la gestión de la información, permite enfocarla a los temas clave de interés estratégico, automatizando la explotación y filtrado de fuentes, la participación de más personas, la circulación y la difusión de la información a la medida. También supone un gran refuerzo a la hora de preparar las decisiones importantes.
Este Sistema vigilará todos los aspectos que sean relevantes para dar soporte a la estrategia, incluyendo enfoques de vigilancia tecnológica, de mercado, competidores, clientes, proveedores, regulaciones, etc.
A continuación indicamos 10 pasos necesarios para llegar hasta el final con éxito.
1.- Nombrar a un Responsable o Dinamizador
En organizaciones clásicas que funcionan con departamentos estancos el primer problema es que sólo el gerente tiene la visión completa de la empresa. Por eso es importante nombrar a un responsable que se sitúe cerca de la gerencia, que comprenda las cuestiones estratégicas y que gestione todo el proceso de la vigilancia desde un punto de vista neutro. El responsable de calidad puede ser un buen candidato para organizar y dinamizar este nuevo proceso.
2.- Enfocar el Sistema
Este paso se resuelve revisando los principales retos estratégicos de la organización. Por ejemplo, si se desea superar a los competidores mediante un acuerdo, una alianza, un proyecto para el desarrollo de un nuevo producto, etc, todas ellas son apuestas muy importantes que no deberían fallar!. Hay que asegurar los resultados, por tanto hay que hacer una vigilancia del entorno. Esto implica observar atentamente las tendencias del mercado, las acciones de los competidores, entender qué esperan los clientes, qué nuevas regulaciones deberemos cumplir, etc. que supongan una oportunidad o una amenaza al reto planteado.
Es importante chequear y re-enfocar el sistema periódicamente, en la medida en la que los retos de la la empresa o el entorno competitivo evoluciona. De otro modo, el Sistema de Vigilancia quedará desenfocado y no aportará valor.
3.- Identificar a los clientes
Si están identificados los retos, normalmente también estan identificados los clientes del Sistema. Los clientes son los directivos y todo el personal implicado en dichos retos, que deben tomar buenas decisiones y necesitan la mejor información para no fallar. El primer y más importante cliente es el propio gerente, que siempre necesita entender «todo lo que sucede ahí fuera» con más anticipación y con más detalle que los competidores.
4.- Identificar a los analistas
Es conocido que en la mayoría de las organizaciones se dedica más tiempo a buscar las informaciones clave que a analizarlas. Tras la implantación de un Sistema de Vigilancia Estratégica, apenas habrá que dedicar tiempo a buscar pero sí habrá que dedicar tiempo de modo periódico a revisar y validar las noticias que se van captando de modo continuo. Simplificando el escenario, el esfuerzo pasará del 80% busqueda y 20% análisis al 20% revisión sistemática y 80% análisis.
Hacer bien la revisión de las noticias puede parecer algo fácil pero no siempre es una tarea trivial. En función de la organización, hay que nombrar a uno o varios analistas/expertos de uno o varios departamentos, bien sintonizados con los decisores y con unos criterios claros para validar. Los analistas deben tener un mínimo nivel de experiencia que les permita entender cuándo una información es relevante. Deben ser a la vez personas curiosas, con actitud abierta y siempre neutras, es decir, libres de sesgos y prejuicios. Sólo así se garantiza un buen filtrado y los decisores podrán dedicar el 100% de su tiempo a analizar el impacto de las noticias realmente relevantes. Con el tiempo y la experiencia, los analistas podrán hacer análisis cada vez más profundos y facilitar al máximo la toma de decisiones a los directivos.
5.- Estructurar el Sistema
La implantación del Sistema de Vigilancia Estratégica exige un esfuerzo inicial para entender bien las claves de negocio de la organización, porque servirán para estructurar bien la recopilación, el análisis y la utilización de las informaciones. La estructura de clasificaciones normalmente coincide, por ejemplo, con ciertas tecnologías, mercados, clientes o competidores. Esas clasificaciones tienen un alto significado, son las que le dan el carácter estratégico a las informaciones y las que mejor ayudan a la toma de decisiones.
6.- Usar una plataforma especializada
La solución más directa para automatizar y estructurar el Sistema de Vigilancia Estratégica es usar una plataforma especializada, como Hontza, que cubre la gestión de todo el proceso: Despliegue estratégico, explotación de fuentes, vigilancia, colaboración-informes, lanzamiento de boletines y generación de ideas y proyectos.
Una plataforma permite integrar a todos los departamentos y personas interesadas para que participen en el proceso de vigilancia. También garantiza que la privacidad de los datos y el control de acceso sean mucho más fáciles de administrar. Además permite una evaluación estratégica de los resultados obtenidos y las decisiones generadas, en lugar de tener distintos sistemas especializados para diferentes informaciones, proyectos, equipos o departamentos.
Si hay dudas, en Hontza permitimos hacer en un entorno privado una prueba piloto con un objetivo concreto y varios analistas interactuando, para que se pueda comprobar cómo es el escenario de trabajo en un caso real, verificar que el sistema es manejable, responde a los objetivos y aporta las funcionalidades requeridas. Además Hontza es una plataforma en código abierto, adaptable, personalizable y con capacidad para integrarse con otros sistemas existentes en la organización (CRM, ERP, repositorios, observatorios, integración en sitios web en general)
7.- Dar participación al personal
Es muy importante automatizar la explotación de las mejores fuentes y bases de datos externas, pero no es menos importante facilitar que las personas que están en contacto con clientes, proveedores y otras entidades externas, aporten noticias que afectan al negocio en relación con los retos. Las personas pueden y deben tener un papel muy importante en el Sistema de Vigilancia Estratégica, pero esto ocurrirá sólo si se les reconoce y valora este rol. También puede interesar la incorporación de ciertas personas o aliados de fuera de la organización en proyectos compartidos.
Hontza dispone de mecanismos tan simples como enviar un correo al sistema, para que cualquier persona implicada aporte información de alto valor. Hontza también facilita que los usuarios aporten propuestas al entorno competitivo (ideas u oportunidades) y las puntúen.
8.- Afinar
Los Sistemas de Vigilancia Estratégica son sistemas a la medida que no van a ofrecer en su primera versión los resultados perfectos, necesitan un periodo de afino para optimizar las fuentes y mejorar los filtros o ecuaciones de búsqueda. La implantación debe contemplar un paso para chequear y revisar los resultados, analizando las desviaciones e interactuando con las fuentes para eliminar posibles «ruidos» o informaciones no deseadas.
9.- Convencer a los escépticos
La implantación siempre debe empezar con lo más simple y directo, que muestre rápidamente las ventajas del Sistema. También interesa comenzar con las personas más convencidas: las que tienen más claras sus necesidades. Estas personas son capaces de visualizar cómo el Sistema va a mejorar su escenario de toma de decisiones y lo transmitirán a los demás. Además estas personas estarán dispuestas a esforzarse hasta obtener resultados incluso mejores que los esperados. Una vez que se demuestra que el Sistema funciona, los usuarios más escépticos se convencerán de sus beneficios y también participarán activamente.
10.- Evolucionar
El propio Sistema de Vigilancia Estratégica debe evolucionar para mejorar su impacto estratégico en la organización. Esto se consigue:
- automatizando fuentes que aportan nuevos tipos de información
- planteando nuevas estrategias de búsqueda que dan menos resultados pero más relevantes.
- incorporando a nuevos usuarios con nuevas necesidades
- dinamizando a las personas implicadas en el proceso de la vigilancia
- formando y entrenando a los analistas para usar mejor las funciones más avanzadas
- fomentando la reflexión estratégica en todas las personas que participan